FallstudieDigitalisierungsprojekt Regios.at

Von Papier und Altsystemen zu einer modernen digitalen Plattform.

Regios Energiegenossenschaft SCEmbH ist eine österreichische Regionalgenossenschaft, die Gemeinden, Unternehmen und Investoren rund um nachhaltige Regionalentwicklung vernetzt. Der Betrieb lief über Papierformulare, Excel-Tabellen und eine veraltete MS SQL Datenbank. Ich habe den Regios Hub gebaut, um das alles durch eine einzige, moderne Plattform zu ersetzen.

Aufgebaut auf Ruby on Rails mit Tailwind CSS und Stimulus.js deckt der Hub alles ab: Marketing-Analytics, Kampagnenmanagement, Kunden-CRM, Investment-Tracking, Eventmanagement, Umfragen, Gutscheine und DSGVO-Konformität. Die Synchronisation mit dem Altsystem läuft in Echtzeit, während der Übergang stattfindet.

12+
Module gebaut
3
Altsysteme ersetzt
30+
E-Mail-Vorlagen
100%
DSGVO-Konformität
5.000+
Verwaltete Kundendaten
Rails 7.1
Technologie

Die komplette Plattform

12 Module. Ein Hub. Null Papier.

Jedes Modul löst ein echtes operatives Problem. Klick auf einen Bereich und schau Dir an, was es kann.

Marketing Analytics

Alle Marketing-Daten in einem Dashboard.

Kein Wechseln mehr zwischen Google Ads, Meta Ads Manager und verschiedenen Analytics-Plattformen. Das Marketing-Dashboard zieht alles in eine Ansicht: Echtzeitdaten, Budgetkontrolle und österreichspezifische Filterung.

Multi-Source Datenaggregation

Google Ads, Meta Ads, Fathom Analytics und GA4 Daten kombiniert in einem Dashboard. Filterbar nach Zeitraum, nur Österreich, nur Kampagnen oder inklusive Soft-Conversions. Alle Daten werden 2 Minuten gecacht für schnelle Ladezeiten.

Funnel-Stufen Performance

Performance jeder Kampagne aufgeschlüsselt nach Awareness, Traffic, Engagement und Conversion. Ausgaben, Impressionen, Klicks, CTR, CPC, CPM, Conversions und Cost-per-Conversion pro Funnel-Position.

Budgetkontrolle & Prognosen

Monatsbudget, ausgegebener Betrag, Restbudget, tägliches Tempo, prognostizierte Ausgaben und prognostizierter Rest. Auf einen Blick erkennen, ob das aktuelle Tempo das Monatsziel trifft, unterschreitet oder überschreitet.

Tagestrends & Health Index

Tages-Trendchart mit 7-Tage gleitendem Durchschnitt und einem Gesamt-Health-Index. Verbindungsstatus für alle externen APIs, damit das Team sofort merkt, wenn eine Datenquelle offline geht.

Marketing Analytics Dashboard Screenshot

Kampagnenmanagement

Strukturierte Kampagnen über Google und Meta.

Jede Kampagne folgt einer einheitlichen Struktur mit automatischen Namenskonventionen, die plattformübergreifend funktionieren. Kampagnen verknüpfen sich direkt mit ihren Umfragen, Events und Werbeplattform-Daten für volle Funnel-Transparenz.

Plattformübergreifende Kampagnenstruktur

Kampagnen mit Funnel-Stufe, Ziel, Produkt, Thema, Anzeigenformat und Strategie definieren. Das System generiert automatisch plattformspezifische Namenskonventionen für Google und Meta, was plattformübergreifendes Reporting einfach macht.

Zielgruppen-Konfiguration

Altersbereich, Land, Region, Stadt, Geschlecht und Elternstatus pro Kampagne festlegen. A/B-Test-Varianten mit verschiedenen Creatives, Hooks und Konzepten werden als Teil derselben Kampagnenstruktur getrackt.

Umfrage-, Event- & Werbeplattform-Verknüpfungen

Jede Kampagne verknüpft sich mit ihren Umfragen, Events und getrackten Werbekampagnen. Wenn eine Umfrage Leads generiert oder ein Event Anmeldungen bringt, bekommt die Kampagne die Attribution.

Umfragesystem

Umfragen bauen, die Leads erfassen und Aktionen auslösen.

Eine vollständige Umfrage-Engine, die weit über einfache Formulare hinausgeht. Mehrstufige Umfragen mit bedingter Logik, Medien-Hintergründe, Gutschein-Belohnungen bei Abschluss, Event-Registrierungs-Integration und serverseitiges GA4-Tracking.

Mehrstufiger Builder mit bedingter Logik

Drag-and-Drop Fragenreihenfolge über mehrere Schritte. Fragetypen: Text, Textarea, Radio, Checkbox, Rating, NPS, Datum, Datei-Upload und Matrix. Bedingte Logik zeigt oder verbirgt Fragen basierend auf vorherigen Antworten. Vorschau ohne echte Antworten zu erzeugen.

Medien, Randomisierung & Incentives

Hintergrundbilder und Videos pro Schritt. Zufällige Fragenreihenfolge zur Verzerrungsreduktion. Gutscheine als Abschluss-Belohnung verknüpfen. Komplette Umfragen mit einem Klick klonen für A/B-Tests.

Gutschein- & Event-Integration

Bei Abschluss kann die Umfrage einen eindeutigen Gutscheincode generieren, den Teilnehmer für ein Event registrieren, einen Kalender-Download anbieten und Newsletter-Einwilligung erfassen. Eine Umfrage erledigt die Arbeit von fünf separaten Tools.

GA4-Tracking & Link-Klick-Analytics

Serverseitige GA4-Events bei Umfragestart, Schrittabschluss und finaler Einreichung. Links innerhalb der Umfrage werden für Klick-Analytics getrackt. Duplikat-E-Mail-Erkennung verhindert, dass eine Person die Antwortanzahl aufbläht.

Survey Builder Screenshot

Eventmanagement

Von der Anmeldung bis zur Anwesenheit. Komplett verwaltet.

Das Event-Modul deckt den gesamten Lebenszyklus ab: Event erstellen, Anmeldung öffnen, Bestätigungen verfolgen, Anwesenheit verwalten und nachfassen. Gästeeinladungen machen jeden Teilnehmer zur Empfehlungsquelle.

Öffentliche Anmeldung mit Gästeeinladungen

Öffentliche Anmeldeformulare ohne Login. Teilnehmer können Freunde einladen, was automatisch Personendatensätze mit Empfehlungs-Tracking erstellt. Vorausfüllung über URL-Parameter oder bestehende Kundendaten. Telefonnummern-Normalisierung nach Land.

Bestätigungs- & Anwesenheits-Tracking

Ja/Nein-Bestätigungen getrennt von der tatsächlichen Anwesenheit tracken. Benutzerdefinierte Registrierungsstatus (angemeldet, bestätigt, anwesend, nicht erschienen) geben dem Team ein klares Bild der erwarteten vs. tatsächlichen Teilnahme.

Sponsor- & Incentive-Verknüpfungen

Sponsoren und Incentive-Artikel mit Events verknüpfen. Tracken, welche Incentives an wen verteilt wurden. Gutschein-Inhaber aus Umfragen können mit Events verknüpft werden für einen nahtlosen Kampagne-zu-Event-Flow.

Automatisierte Kommunikation

Bestätigungs-E-Mails mit ICS-Kalenderanhang gehen bei Anmeldung raus. Erinnerungs-Sequenzen, Follow-up-E-Mails und Vorschläge für kommende Events sind pro Event über den E-Mail-Flow-Builder konfigurierbar.

Automatische E-Mail-Strecken

Die richtige E-Mail zum richtigen Zeitpunkt. Automatisch.

Event-gesteuerte E-Mail-Sequenzen für Anmeldebestätigungen, Erinnerungen, Follow-ups und mehr. Jede E-Mail ist als Template mit Variablenersetzung aufgebaut, wird auf Öffnungen und Klicks getrackt und ist gegen versehentlichen Versand in Testumgebungen abgesichert.

Template-Builder mit Live-Vorschau

HTML- und Text-E-Mail-Templates mit Variablenersetzung für Personendaten, Eventdetails, Umfragedaten, Gutscheincodes und benutzerdefinierte Felder. Live-Vorschau mit Beispieldaten. Test-Versand an sich selbst. Templates mit einem Klick für andere Sprachen duplizieren.

Event-gesteuerte Sequenzen

E-Mail-Flows pro Event mit konfigurierbaren Schritten, Auslösekriterien und Bedingungen. Anmeldebestätigung, Erinnerungen vor dem Event, Follow-ups danach und No-Show-Reaktivierungs-Sequenzen laufen automatisch.

Öffnungs- & Klick-Tracking mit Staging-Schutz

Pixel-basiertes Öffnungs-Tracking und Redirect-basiertes Klick-Tracking bei jeder E-Mail. In Nicht-Produktions-Umgebungen werden Kunden-E-Mails automatisch an den Tester umgeleitet, interne E-Mails gehen durch. Rate-Limiting und Duplikat-Erkennung verhindern Spam.

Gutscheine & Incentives

Digitale Kampagnen mit physischen Events verbinden.

Gutscheine verbinden Online- und Offline-Welt. Aus Umfrage-Abschlüssen generieren, per E-Mail oder PDF verteilen und bei physischen Events mit dem QR-Code-Scanner einlösen. Vollständige Inventarverwaltung für Incentive-Artikel.

Template-Builder mit Variablenersetzung

Gebrandete Gutschein-Templates in HTML/CSS mit Variablen für Gutscheincode, Empfängername, Eventdetails, Incentive-Artikel und QR-Codes. Unterstützung für A5 und A4 Papiergrößen in Quer- oder Hochformat.

QR-Code Einlösungs-Scanner

Mobilfreundlicher QR-Code-Scanner für die Vor-Ort-Einlösung bei Events. Scannen, verifizieren und als eingelöst markieren in Sekunden. Manuelle Code-Eingabe als Fallback. Druckbare Einlösungslisten für Event-Mitarbeiter.

Incentive-Inventarverwaltung

Incentive-Artikel mit Mengen tracken. Bei Gutscheineinlösung verringert sich der zugehörige Bestand. Einlösungszähler (ausstehend vs. eingelöst) sind pro Gutschein und pro Event sichtbar.

Voucher Template with QR Code Screenshot

Kunden-CRM

Jeder Kunde. Jede Interaktion. An einem Ort.

Eine DSGVO-konforme Kundendatenbank, mit der alle anderen Module verbunden sind. Vollständige Profile mit alternativen Identifiern, Organisationsverknüpfung, Kontaktpräferenzen und Datenqualitäts-Erkennung. Jede Interaktion wird als Touchpoint aufgezeichnet.

Vollständige Kundenprofile

Name, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Adresse, alternative Identifier, Organisationsmitgliedschaft, Kontaktpräferenzen und Account-Owner-Zuweisung. Mehrere E-Mails und Telefonnummern pro Person mit automatischer E.164 Telefonnormalisierung.

Touchpoint-Timeline

Jeder Anruf, jede E-Mail, jedes Meeting, jede Umfrageantwort, Event-Anmeldung, Vertragsunterschrift und jedes Systemereignis wird als unveränderlicher Touchpoint aufgezeichnet. Filterbar nach Typ, Richtung und Kategorie. Die Timeline gibt jedem Teammitglied in Sekunden vollen Kontext.

Duplikat-Erkennung & Zusammenführung

Automatisches Hintergrund-Scanning nach Duplikaten per E-Mail, Telefon und Namensähnlichkeit. Konfidenz-Scoring, Seite-an-Seite-Vergleich mit feldweiser Hervorhebung und ein Merge-Service, der alle verknüpften Datensätze auf den überlebenden Datensatz überträgt.

WhatsApp-Integration

Bidirektionale WhatsApp-Kommunikation über die Business API. Einheitliche Gesprächsansicht über alle Telefonnummern einer Person. Jede Nachricht als Touchpoint protokolliert. Vorgenehmigte Nachrichtenvorlagen für konsistente Kommunikation.

DSGVO-Funktionen eingebaut

Recht auf Löschung mit dreistufiger Anonymisierung (Meta-Löschung, Google-Löschung, lokale Anonymisierung). Vollständiger JSON-Datenexport für Portabilität. Aufbewahrungsgrund-Tracking. Meta- und Google-Werbeplattform-Datenlöschung von einem Bildschirm aus orchestriert.

Investment- & Produktverwaltung

Finanzprodukte mit lückenlosem Audit-Trail.

Die Genossenschaft bietet Anteile und Nachrangdarlehen an. Der Hub verwaltet Produktdefinitionen mit Versionierung (Zinssätze, Anteilspreise, Mindestbeträge ändern sich über die Zeit), individuelle Investmentverträge mit vollständigem Workflow-Tracking und digitale Signatur über ID Austria QES.

Produkt-Versionierung

Finanzprodukte haben Versionen, die historische Konditionen tracken: Zinssätze, Anteilspreise, Mindestbeträge, Laufzeiten und Rückzahlungsbedingungen. Bei Konditionsänderungen wird automatisch eine neue Version erstellt und die vorherige geschlossen. Jedes Investment verknüpft sich mit der exakten Version, die bei Vertragsabschluss gültig war.

Vertragsverwaltung

Vollständiger Investment-Lebenszyklus: Anfrage, Vertrag versendet, bestätigt, Vorstandsentscheidung, Zahlung eingegangen, Zahlung bestätigt, letzte Ausschüttung, Erinnerung. Vertrags-PDFs hochladen und herunterladen. Bankdaten (IBAN, BIC) sicher pro Investment gespeichert.

Digitale Signatur mit ID Austria

Neue Mitglieder können online beitreten und digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur über ID Austria und A-Trust unterschreiben. Papier-Signatur mit Lichtbildausweis-Upload als Fallback. Mitglieder-Verifizierung über E-Mail-basiertes OTP für Bestandsmitglieder.

Lückenloser Audit-Trail

Jede Änderung an einem Produkt oder Investment wird mit Vorher/Nachher-Zuständen, Benutzerzuordnung, IP-Adresse und Zeitstempel protokolliert. Der Audit-Trail ist unveränderlich und wird 7 Jahre für Finanzaktionen aufbewahrt, gemäß den österreichischen regulatorischen Anforderungen.

Empfehlungssystem

Jeden Teilnehmer zum Wachstumskanal machen.

Jede Event-Anmeldung und Umfrage-Teilnahme ist eine Chance für organisches Wachstum. Das Empfehlungssystem trackt, wer wen eingeladen hat, vergibt eindeutige Empfehlungscodes und automatisiert die Prämienausschüttung.

Gästeeinladungs-System

Event-Teilnehmer und Umfrage-Respondenten können Freunde per E-Mail einladen. Jede Einladung erstellt automatisch einen Personendatensatz mit getrackter Empfehlungsquelle. Die Empfehlungskette ist von der Ersteinladung bis zur Teilnahme vollständig sichtbar.

Empfehlungs-Tracking & Codes

Eindeutige Empfehlungscodes pro Person. Wenn ein geworbener Freund sich anmeldet oder eine Umfrage abschließt, wird die Empfehlung der Originalquelle zugeordnet. Event- und umfrageübergreifendes Empfehlungs-Tracking.

Automatische Prämienausschüttung

Konfigurierbare Prämientypen: Punkte, Rabatte und Incentive-Artikel. Der Processing-Service übernimmt die Prämienverteilung automatisch, sobald die Empfehlungsbedingungen erfüllt sind.

DSGVO & Compliance

Gebaut für österreichisches und EU-Datenschutzrecht.

DSGVO-Konformität ist kein Nachgedanke. Aufbewahrungsrichtlinien, Anonymisierungs-Workflows, Audit-Trails und das gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensverzeichnis sind fest in den Kern der Plattform eingebaut.

Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien

Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen pro Datenkategorie: Kundendaten, Umfrageantworten, Event-Registrierungen, Kommunikationshistorie, System-Logs. Ein wöchentlicher Cleanup-Job anonymisiert abgelaufene Daten automatisch. Kunden erhalten 7 Tage vorher eine E-Mail-Benachrichtigung. Eingehender Kontakt setzt die Aufbewahrungsfrist zurück.

Recht auf Löschung

Dreistufige Anonymisierung: zuerst Daten von Meta-Werbeplattformen löschen, dann von Google, dann den lokalen Datensatz anonymisieren. Aufbewahrungsgrund-Tracking stellt sicher, dass die Rechtsgrundlage dokumentiert ist. Der Prozess wird mit einer einzigen Aktion aus dem Kundenprofil ausgelöst.

Verfahrensverzeichnis

Das DSGVO-vorgeschriebene Verarbeitungsverzeichnis wird automatisch aus der Systemkonfiguration generiert. Es dokumentiert welche Daten erhoben werden, warum, die Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfristen und wer Zugriff hat. Druckbar und immer aktuell.

Unveränderlicher Audit-Trail

Jede Erstellung, Änderung, Löschung, Anonymisierung, Zusammenführung und jeder Export wird mit vollständigen Vorher/Nachher JSONB-Snapshots, Benutzerzuordnung, IP-Adresse und User-Agent protokolliert. Datensätze können weder geändert noch gelöscht werden. Allgemeine Änderungen 2 Jahre, Finanzaktionen 7 Jahre aufbewahrt.

Legacy-System Integration

Das Altsystem bleibt synchron, während Du umsteigst.

Die bestehende MS SQL Datenbank der Genossenschaft kann nicht über Nacht abgeschaltet werden. Der Hub bietet eine Polling-basierte Sync-API, die das Altsystem in Echtzeit aktuell hält, mit HMAC-signierten Requests und Konsistenzprüfungen gegen Drift.

Polling-basierter Event-Sync

Das Altsystem pollt nach neuen, aktualisierten, zusammengeführten und gelöschten Kontakt-Events. Paginierte Ergebnisse, Einzelabruf und Batch-Bestätigung (bis zu 100 auf einmal). Events aus CSV-Importen werden ausgeschlossen, um Feedback-Schleifen zu verhindern.

Konsistenzprüfungen

SHA256-Prüfsummen aller Datensätze zur Drift-Erkennung. Ein Stats-Endpunkt liefert eine Dashboard-artige Sync-Gesundheitsübersicht. Wenn Altsystem und Hub auseinanderlaufen, erkennt die Konsistenzprüfung das, bevor es zum Problem wird.

HMAC-Request-Signierung

Alle POST-Requests erfordern einen Zeitstempel und eine SHA256 HMAC-Signatur. API-Credentials haben granulare Berechtigungen (16 Typen plus Wildcard), konfigurierbare Rate-Limits und IP/Hostname-Whitelists. Secrets werden bcrypt-gehasht gespeichert und nur einmal bei Erstellung angezeigt.

Sicherheit

Finanzdaten brauchen ernsthafte Absicherung.

Der Hub verarbeitet Investmentdaten, persönliche Finanzinformationen und Rechtsverträge. Sicherheit ist nicht optional. Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, API-Credential-Verwaltung und vollständiges Session-Tracking sind von Grund auf eingebaut.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

TOTP-basierte 2FA mit jeder Authenticator-App. 10 Einmal-Backup-Codes. Vertrauenswürdige Geräte (2FA für 30 Tage auf bekannten Geräten überspringen). Passworteingabe zum Aktivieren oder Deaktivieren erforderlich. Ein dauerhafter Banner erinnert Benutzer, die 2FA noch nicht aktiviert haben.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Vierstufige Rollenhierarchie: Superadmin, Admin, User, Catering. User bekommen granulare Bereichsberechtigungen (Umfragen, Kunden, Produkte, Marketing, Events) mit Nur-Lesen oder vollem Verwalten-Zugriff. Sicherheitsmechanismen verhindern das Löschen des letzten Users oder Rollenänderungen ohne Superadmin-Zugriff.

API-Credential-Verwaltung

Jede externe Integration bekommt eigene API-Credentials mit 16 granularen Berechtigungstypen, konfigurierbaren Rate-Limits (pro Minute und pro Stunde) und IP/Hostname-Whitelists mit Wildcard-Support. Nutzungstracking zeigt Request-Zähler und Zeitpunkt der letzten Nutzung.

Session-Tracking & Login-Analytics

Login-Analytics mit Zeitraumfilterung (7, 30, 90 Tage). Zusammenfassungsstatistiken: Gesamt-Logins, eindeutige User, durchschnittliche Sitzungsdauer, aktuell aktiv. Pro-User-Aufschlüsselung mit Login-Methoden-Tracking (Passwort, 2FA, vertrauenswürdiges Gerät).

Brauchst Du eine Plattform wie diese für Deine Organisation?

Ob Genossenschaft, regionale Entwicklungsagentur oder jede Organisation, die in Papier und Altsystemen ertrinkt: Ich baue maßgeschneiderte Plattformen, die Deinen Betrieb komplett digitalisieren. Der Regios Hub zeigt, was möglich ist. Lass uns darüber reden, wie Deiner aussehen könnte.

Regios Hub: Digitalisierungsplattform für österreichische Genossenschaften - Georg Keferböck