Regios Digitalisierung
Regios ist eine Energiegenossenschaft im Mühlviertel: Bürger, Firmen, Vereine und Gemeinden besitzen gemeinsam regionalen Grünstrom. Mein Job ist, dieses Wachstum auf Software statt Papier laufen zu lassen: Ich habe den Regios Hub gebaut und betreibe ihn, die zentrale Plattform für Mitglieder, Anträge, Events und Marketing, und ich verantworte das Performance Marketing und die Datenarbeit dahinter.
Die Geschichte in einem Satz: Eine Organisation, die ihre Mitglieder in einer Microsoft Access Datenbank verwaltet hat, gewinnt neue Genossenschafter jetzt digital mit qualifizierter Signatur, misst ihr Marketing Cookieless First und behandelt die DSGVO als Feature. Jeder Screenshot unten ist das echte Produkt, gefüllt mit zufälligen Demo Daten.
Meine Rolle
Drei Jobs, eine verantwortliche Person
Regios wollte Tempo, nicht einen Lieferanten pro Disziplin. Also trägt eine Person Development, die Datenarbeit und das Performance Marketing, und dieselbe Person steht für die Ergebnisse aller drei gerade.
- Development
- Der Regios Hub: eine custom Ruby on Rails Plattform als zentrales System für Mitglieder, Organisationen, Anträge, Events und Termine.
- Data Engineering, Science & Analytics
- Saubere Pipelines von jedem Touchpoint in ein Modell, Cookieless First Messung und Zahlen, denen der Vorstand wirklich vertrauen kann.
- Performance Marketing
- Meta und Google Kampagnen mit echter Conversion Ökonomie: Full Funnel Tracking, Budget Kontrolle und ein Health Index für das ganze System.
Die Herausforderung
Eine Genossenschaft wächst nicht auf einer Microsoft Access Datenbank
Vor dem Hub lebten die Mitgliederdaten in einem Access Altsystem, Prozesse auf Papier und das Marketing vom Glauben. Jede Liste war die Kopie einer Kopie, niemand konnte sagen, was ein neues Mitglied kostet, und DSGVO Konformität war eine Hoffnung statt einer Eigenschaft des Systems. Wenn dir das bekannt vorkommt, ist diese Seite für dich.
Der Hub
Ein System, das jedes Mitglied, jeden Cent und jedes Versprechen kennt
Der Regios Hub hat die Altdatenbank als Single Source of Truth abgelöst. Personen, Organisationen, Anteile, Darlehen, Events, Termine und jede Interaktion leben an einem Ort, verschlüsselt wo es zählt, protokolliert wo es darauf ankommt.
- Komplettes Kundenmanagement
- Jede Person und Organisation mit Kontaktpräferenzen, Einwilligungen, Beziehungen, Investitionen und voller Historie. Duplikat Erkennung und Merge Tools halten den Bestand sauber.
- Verschlüsselt by Design
- Emails, Telefonnummern und Adressen sind in der Datenbank verschlüsselt, deterministisch dort, wo das Team weiterhin exakt suchen muss.
- Eine unveränderliche Historie
- Jede Änderung an Personen oder Organisationen landet in einem Append Only Audit Log mit Akteur, Vorher und Nachher. Einträge lassen sich nicht bearbeiten oder löschen, auch von Admins nicht.
- Weg vom Altsystem
- Das alte Access System ist auf ein Sync Ziel reduziert, der Hub führt. Keine Kopien von Kopien mehr, keine parallelen Wahrheiten.
Was das für dich heißt
Dein Team hört auf, Spreadsheets abzugleichen, und fängt an, Kunden zu antworten. Wenn Prüfer, Notar oder Vorstand fragen, ist die Antwort eine Abfrage entfernt, mit Beleg, wer wann was geändert hat.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Digitale Mitgliedschaft
Vom interessierten Besucher zum unterschriebenen Genossenschafter, voll digital
Der erste große Baustein: ein öffentlicher Beitritts Wizard, über den Privatpersonen und Organisationen online Mitglied werden und Anteile zeichnen, nach den echten Regeln der Genossenschaft statt nach der Fantasie eines generischen Formular Tools.
- Vier Produkte, komplexe Regeln
- Anteile, Anteile plus Genossenschafter Darlehen, Genossenschafter Darlehen und Bürger Darlehen, jedes mit eigenen Voraussetzungen, Grenzen und Rechtstexten. Mitgliederdarlehen respektieren die Satzungsgrenze von zwei Mal dem aktiven Anteilswert, live geprüft und bei der Freigabe erneut.
- Bestätigte Email, bestätigtes Mitglied
- Jeder Antragsteller bestätigt seine Email mit einem sechsstelligen Code, der nach fünfzehn Minuten und fünf Versuchen verfällt. Bestehende Mitglieder werden auf demselben Weg erkannt, ohne dass das System je verrät, wer Mitglied ist und wer nicht.
- Organisationen richtig gemacht
- Firmen, Vereine und Gemeinden treten mit Firmenbuchnummer, ZVR Zahl oder Gemeindekennziffer bei, mit benanntem Ansprechpartner und ihren Zeichnungsberechtigten, direkt im Wizard erfasst.
- Digital signiert, rechtlich sauber
- Verträge werden mit ID Austria qualifiziert über A-Trust signiert, mit Papier Fallback inklusive Ausweisprüfung. Unter der Vorstandsschwelle werden Anteilsanträge automatisch freigegeben, mit generierter Beschlussreferenz.
Was das für dich heißt
Ein Beitritt, der früher gedruckte Formulare und Wochen Hin und Her bedeutete, ist jetzt in Minuten erledigt, abends, am Handy. Im Büro kommen fertige, signierte, verifizierte Anträge an, mit Zahlungsreferenz, die der finalen Vertragsnummer entspricht.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Organisationen
Vollmacht, Zeichnungsberechtigte und Quoren ohne den Ordner voller Kopien
Bei juristischen Personen wird Mitgliedschaft richtig schwierig. Der Hub modelliert das sauber, statt es dem Stammwissen einzelner zu überlassen.
- Zeichnungsberechtigte
- Kontakte können als zeichnungsberechtigt markiert werden, jede Organisation trägt ihr Unterschriften Quorum. Das System blockiert unmögliche Konfigurationen und passt das Quorum sicher an, wenn jemand die Berechtigung verliert.
- Vollmacht Verwaltung
- Stimmrechtsvollmachten sind erstklassig abgebildet: dauerhafte Vollmacht Flags auf Kontakten, plus Vollmachten pro Generalversammlung mit dem unterschriebenen PDF direkt an der Anmeldung.
- Sequenzielles digitales Gegenzeichnen
- Wo zwei Unterschriften nötig sind, bekommt die zweite Person einen persönlichen Einladungslink und signiert das bereits signierte PDF, der Reihe nach, weil qualifizierte Signaturen nur angehängt werden können.
Was das für dich heißt
Wenn die Generalversammlung kommt, weißt du genau, wer unterschreiben darf, wer eine Vollmacht hält und welche Dokumente das belegen. Kein Wühlen in Email Anhängen eine Stunde vor der Sitzung.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Performance Marketing
Cookieless First Messung, damit die Zahlen den Consent Banner überleben
Rund ein Drittel der Besucher lehnt Tracking ab. Die meisten Dashboards tun still so, als gäbe es diese Menschen nicht. Der Hub misst mit einem datenschutzfreundlichen, cookielosen Zähler als Quelle der Wahrheit, nutzt GA4 nur für die Tiefe, für die es noch gut ist, und zeigt dir die Lücke explizit als Tracking Denial Rate.
- Der ganze Funnel, mit Preisschild
- Awareness, Traffic, Engagement und Conversion Kampagnen berichten jeweils ihre eigene Ökonomie: CPM oben, CPC in der Mitte, Kosten pro Macro Conversion unten. Budget wandert den Belegen nach zwischen den Stufen.
- Ein Health Index fürs ganze System
- Interesse, Awareness und Conversions werden zu einem gewichteten Index mit Sieben Tage Schnitt kombiniert, budgetbereinigt, damit eine ruhige Werbewoche nicht wie eine Krise aussieht.
- Budgets, die warnen, bevor sie brennen
- Monatsbudgets verfolgen den Spend gegen das ideale Tagestempo und projizieren das Monatsende. Overspend Warnungen kommen, solange man noch reagieren kann.
- Synchronisiert statt copy paste
- Meta und Google Performance synchronisiert alle paar Minuten in den Hub. Kampagnen UTMs erzeugt das System selbst, Attributionsdisziplin ist damit automatisch statt gut gemeint.
Was das für dich heißt
Du siehst, was ein wirklich gewonnenes Mitglied kostet, nicht was ein Klick kostet. Und weil die Messung Besucher respektiert, die Tracking ablehnen, bleiben die Zahlen ehrlich statt still geschmeichelt.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Events
Einladungs Flows, die den Saal füllen und selbst nachfassen
Energiegenossenschaften leben von ihren Veranstaltungen, vom Energiegespräch bis zur Generalversammlung. Der Hub betreibt die ganze Schleife: gezielte Einladungen, Ein Klick Reservierungen, Erinnerungen und Follow ups.
- Zielgruppen Kriterien statt Verteilerlisten
- Email Flow Steps zielen nach Tags, Produkten, Engagement, Anmeldestatus oder Öffnungen des vorherigen Steps, mit Include und Exclude Logik. GV Einladungen treffen exakt die aktiven, stimmberechtigten Mitglieder.
- Ein Klick zur Reservierung
- Eingeladene bestätigen oder sagen ab, direkt aus der Email. Persönliche Einladungslinks füllen vor und bestätigen automatisch, Kapazität und Deadlines schließen die Anmeldung von selbst, jeder Gast bekommt einen Kalendereintrag.
- Versand Sicherheit eingebaut
- Jeder Step ist pro Empfänger idempotent, ein Retry kann eine Zielgruppe nie doppelt anschreiben. Steps planen sich relativ zum Eventdatum und pausieren selbst, wenn das Event abgesagt wird.
Was das für dich heißt
Der Saal füllt sich, ohne dass jemand ein Spreadsheet in ein Newsletter Tool exportiert, und jede Einladung, Anmeldung und Teilnahme landet dort, wo sie hingehört: am Datensatz des Mitglieds.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
CRM & Termine
Ein Cockpit, in dem kein Kundenversprechen still stirbt
Interessenten buchen online zwanzig Minuten Termine innerhalb echter Öffnungszeiten, mit österreichischen Feiertagen und fairer Vorlaufzeit. Rückrufe und Termine landen in einem Cockpit mit Dringlichkeitsfarben und klarer Zuständigkeit.
- Öffentliche Terminbuchung
- Telefonat oder Bürobesuch, gebucht gegen echte Verfügbarkeit. Doppelbuchungen sind unmöglich, und jede Buchung erzeugt Person, Touchpoint und Mitarbeiter Aufgabe in einem Zug.
- Rückrufe mit Biss
- Ein Rückrufwunsch wird nach 24 Stunden rot und lässt sich erst nach drei dokumentierten Anrufversuchen schließen. Höfliche Hartnäckigkeit, vom System erzwungen.
- Historie, die niemand umschreiben kann
- Jede Interaktion ist ein Append Only Touchpoint mit Richtung, Kanal und Ergebnis, kategorisiert und taggbar. Die nächste Kollegin liest die wahre Geschichte.
Was das für dich heißt
Jede Anfrage bekommt im Moment ihres Eintreffens einen Owner und eine Frist. Deine Kunden fühlen sich betreut, und du kannst Reaktionszeiten belegen statt schätzen.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
DSGVO
Datenschutz als Feature, nicht als Fußnote
Der Hub behandelt die DSGVO als Engineering Anforderung. Aufbewahrung wird pro System und Datenkategorie konfiguriert, jeweils mit Rechtsgrundlage, und die Regeln laufen wirklich, statt in einem Word Dokument zu wohnen.
- Konfigurierbare Aufbewahrungsregeln
- Siebzehn Richtlinien über CRM, Verträge, Buchhaltung, Kommunikation, Umfragen und Events definieren, wie lange jede Datenkategorie lebt, von zwölf Monaten für Anfragen bis zehn Jahren für signierte Verträge.
- Anonymisierung bis zu den Werbeplattformen
- Wird eine Person anonymisiert, stößt der Hub auch die Löschung bei Meta und Google an und bereinigt dann den lokalen Datensatz, während die gesetzlich nötige Finanzspur erhalten bleibt.
- Ein druckbares Verfahrensverzeichnis
- Die gesamte Aufbewahrungskonfiguration druckt sich als sauberes Dokument für Behörden. Wenn die Frage kommt, ist die Antwort schon formatiert.
- Die Abschieds Email, die Menschen zurückholt
- Bevor ein inaktiver Kontakt anonymisiert wird, verschickt das System eine schlichte, ehrliche Nachricht, dass die Daten nach unseren Aufbewahrungsregeln gelöscht werden. Erstaunlich viele antworten mit „eigentlich wollte ich mich eh melden“, und aus einer Löschankündigung wird eine Conversion.
Was das für dich heißt
Du hörst auf, die Datenschutzfrage zu fürchten, und fängst an, sie zu nutzen. Compliance wird zum Vertrauenssignal für Mitglieder, und selbst die Abschiedsmail dreht am Weg hinaus noch jeden Stein um.
Die Screenshots zeigen den echten Hub mit zufällig generierten Demo Daten. Echte Mitglieder und Bewerberdaten bleiben streng vertraulich.
Der Plan
Build. Automate. Grow.
Derselbe Dreischritt wie in jedem meiner Projekte, hier zugeschnitten auf eine Genossenschaft.
- Build
- Das Altsystem durch einen custom Hub rund um deine echten Prozesse ersetzen: Mitglieder, Organisationen, Verträge und Compliance in einem System, das dir gehört.
- Automate
- Das System übernimmt die Wiederholungsarbeit: Beitritte, Signaturen, Einladungen, Erinnerungen, Aufbewahrung. Menschen kümmern sich um Ausnahmen, nicht um Routine.
- Grow
- Ehrliche Messung auf den Funnel richten und dort investieren, wo Mitglieder wirklich herkommen. Marketing hört auf, eine Kostenstelle mit Logo zu sein.
Testimonials
Was das Team von Regios sagt
Die echten Zitate folgen mit der Fallstudie. Lorem ipsum hält solange den Platz frei.
Norbert Miesenberger
Vorstand, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Christian Neufeld
Vorstand, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Julia Landl
Vertrieb, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Gottlinde Reithmayr
Assistentin, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Nina Winkler
Buchhaltung, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Simon Klambauer
Projektmanager, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Ahmed Zerzour
Marketing & Kommunikation, Regios
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation.”
Deine Organisation läuft noch auf Access und Ordnern?
Erzähl mir, wo die Daten heute leben und wo es weh tut. Ich sage dir ehrlich, wie so ein Hub für euch aussehen würde, und was er ändern würde.