Wie Data Processors dich zu Strafen führen können: Vendor Vetting bevor sie deine Compliance untergraben

Wenn Leute über DSGVO reden, fokussieren sie oft auf das was innerhalb ihres eigenen Business passiert, welche Daten gesammelt werden, wie sie gespeichert werden, und ob Consent erfasst wird. Aber eine der häufigsten und gefährlichsten Risikoquellen kommt von außen: die Third Party Vendors, Tools und Plattformen die Daten in deinem Auftrag verarbeiten.

Die meisten Startups und Growth Stage Businesses laufen auf einem Stack von Integrationen. CRMs. Email Plattformen. Chat Widgets. Analytics. Payment Systeme. Automation Tools. Jedes einzelne macht das Leben einfacher. Aber jedes einzelne ist eine rechtliche Beziehung unter der DSGVO. Und wenn einer dieser Provider Daten falsch handlet, bist du derjenige der haftet.

Das ist die Realität von Artikel 28 der DSGVO. Wenn du einen Data Processor nutzt, bist du verantwortlich sicherzustellen dass sie compliant sind. Nicht nur indem du ihrer Homepage vertraust, sondern indem du aktiv vettest, reviewst und die Beziehung dokumentierst.

Warum das wichtiger ist denn je

Durchsetzung nimmt zu. Regulatoren fokussieren nicht mehr nur auf massive Data Breaches oder große Marken. Sie gehen die Fundamentals an, besonders wenn es um internationale Datentransfers, nicht gevettete Analytics Plattformen oder Shadow Integrationen geht die von Marketing Teams hinzugefügt wurden.

Ein einzelnes Analytics Script, CRM Field oder Third Party Plugin das User Daten ohne ordentlichen Schutz oder vertragliches Alignment verarbeitet kann in einer formalen Investigation resultieren. Strafen beiseite, es bedeutet beschädigtes Vertrauen, Compliance Audits und Zeit die damit verbracht wird Probleme zu fixen anstatt zu wachsen.

Wie ich Vendors auf DSGVO Risiko vette

Ich nehme einen strukturierten, praktischen Approach wenn ich Third Party Tools integriere. Es beginnt damit zu verstehen was das Tool tatsächlich macht, nicht nur was es behauptet.

Zuerst reviewe ich welche personenbezogenen Daten gesammelt werden. Viele Tools sammeln mehr als sie offenlegen. Session Replay Tools zum Beispiel könnten Input Fields erfassen außer sie sind ordentlich konfiguriert. Email Tools könnten User Verhalten scrapen ohne sichtbares Signal zum User.

Dann identifiziere ich wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden. Ist es innerhalb des EWR? Wenn nicht, welche Safeguards sind vorhanden, Standard Contractual Clauses, Data Protection Agreements, oder ein EU basierter Proxy?

Ich schaue auch ob der Provider als Controller oder Processor klassifiziert ist, und ob sie Claims machen die Verantwortung auf den Client verschieben. Das ist häufig bei US basierten Plattformen die vage Sprache in ihren Terms of Service inkludieren.

Schließlich frage ich: macht dieser Vendor es einfach mit Data Subject Rights zu complyen? Kannst du User Daten über ihr System exportieren, löschen und zugreifen ohne Friction? Wenn nicht, ist das ein Warnsignal.

Häufige Risikobereiche

In meinen Audits sind das die Kategorien die am häufigsten Probleme verursachen:

• Chat Tools die volle Message Transcripts speichern ohne ordentlichen Consent oder Data Processing Agreements
• Analytics Plattformen die IP Adressen oder Device Fingerprints loggen ohne Rechtsgrundlage
• Email Plattformen die Behavioural Data zurück an Ad Plattformen senden ohne User Wissen
• CRM Tools die mit Third Party Systemen syncen aber Deletion Requests nicht spiegeln

Oft werden diese Tools installiert oder autorisiert ohne volles Review, besonders in Early Stage Teams wo Speed Priorität hat. Aber die DSGVO unterscheidet nicht zwischen absichtlicher und versehentlicher Non Compliance. Wenn dein Processor versagt, sitzt die rechtliche Verantwortung immer noch bei dir.

Was ich mache wenn ein Vendor nicht compliant ist

Wenn ein Tool Compliance Anforderungen nicht erfüllt, tue ich entweder:

• Ersetze es mit einer Alternative die ordentliche Verträge und EWR Datenverarbeitung anbietet
• Nutze einen Proxy oder Middleware um sensible Daten zu strippen bevor sie den Processor erreichen
• Segmentiere Nutzung sodass nur bestimmte User Typen betroffen sind (zum Beispiel, EU Traffic vom Tool ausschließen)

Manchmal arbeite ich direkt mit dem Vendor um ein Data Protection Agreement anzufordern oder ihr Datenhandling schriftlich zu bestätigen. Viele Provider sind bereit das zu tun, aber du musst fragen.

Due Diligence ist eine Growth Funktion

Das ist nicht nur ein rechtliches Issue. Es ist ein Growth Issue. Wenn deine Daten nicht vertrauenswürdig sind, kannst du nicht ordentlich segmentieren. Du kannst nicht effektiv automatisieren. Du kannst keine langfristigen Beziehungen mit Kunden aufbauen die eines Tages Access oder Deletion anfragen könnten.

Ich behandle Vendor Selection als Teil des Growth Stack Designs. Nicht weil ich Dinge verlangsamen will, sondern weil ich Systeme bauen will die skalieren ohne später abgerissen zu werden.

Compliance ist kein Blocker. Es ist ein Filter. Es hilft dir Tools zu wählen die gebaut sind um zu halten. Es hilft dir Vertrauen aufzubauen ohne ein Wort zu sagen. Und es schützt die Daten die alles andere antreiben.

Wenn du Tools anschließt ohne die Terms zu lesen, oder dich auf Integrationen verlässt die seit Jahren nicht gereviewed wurden, trägst du unsichtbares Risiko.

Ich helfe Teams dieses Risiko zu reduzieren. Ich mache die Due Diligence. Ich schreibe die Prozesse um. Ich konfiguriere Tools sodass sie rechtmäßig und zuverlässig funktionieren. Weil Growth ohne Vertrauen Growth auf geliehener Zeit ist.